Informasjon til ansvarlige for orienteringsløp i SIL
Den eller dei ansvarlege (1-2 per orienteringsløp) vert vidare omtala som arrangør. Treningsløpa har start mellom kl. 17 og 18. Terminliste går fram av oversikt på nettsida. Arrangør må kontakte førre arrangør for å få arrangørkassa og arrangør frå to veker tilbake for å få overlevert postutstyr (vi har to sett postar som alternerer mellom annakvar løp).
Sjekk at arrangørkassa har naudsynt utstyr: Emit MTR/tidtakarkoffert, leigebrikkar, plastlommer, ark og skrivesaker, merkeband, arrangørvest, info/reklamebanner og førstehjelpsutstyr. Sjekk at det er papir nok i skrivaren til MTR-en og at den er lada opp (avlesaren trengst ikkje å ladast).
Planlegging
Informasjon om treningsløpet
I forkant av løpet skal arrangør sørge for at det blir oppretta eit arrangement med informasjon på o-gruppa si facebookside. Om arrangør har tilgang kan hen gjere dette sjølv, alternativt kontakte nettsideansvarlig i styret. Ta med informasjon deltagerne bør kjenne til, t.d. oppmøte, parkering, kartendringar o.l.
Løyper
Løypene lagar arrangør eller annan ressursperson i O-gruppa. Arrangør kontaktast av styret i O-gruppa før sesongen for å avklare ansvar. Løypene teiknast elektronisk med OCAD eller PurplePen (http://purplepen.golde.org/). Løypeleggarar som ikkje kan desse programma må kontakte styret for å få bistand.
NB: Ingen av programma fungerer for Mac, berre på PC.
Normalt har løpa 5 løyper, men i nokre terreng kan det vere ok å droppe ei eller to løyper. Løypelengdene bør ligge innafor +/- 300 m ift. tabellen under, med litt justering for løpbarheit. I fint terreng kan Ekspert lang vere noko lenger (ca. 6 km)
Ekspert lang - 5 km, A-nivå
Ekspert kort - 3,5 km, A-nivå
Vidarekomen - 3,0 km, lett B-nivå
Lett øvd - 2 km C-nivå
Nybegynnar - 1,5km N-nivå
Pass på at dei enkle løypene blir enkle nok og bruk merking i skogen ved behov. Merka trasé markerast på kartet med stipla raud linje. Nybegynnar og Lett øvd kan ha ein del felles postar, men sistnemnde skal og ha nokre postar som er vanskelegare og kan ligge litt utanfor leielinja. Vidarekomen skal ha postar ute i skogen og ikkje langs leielinje, men på enklare detaljar og med tydelegare oppfangande detaljar i nærleiken samanlikna med Ekspert. Det bør og finnast enklare omgåande vegval i denne løypa. Det er alltid den enklaste løypa som skal innom ein post som er avgjerande for kor lett posten skal vere å finne.
Nytt gjerne brosjyren til Norges Orienteringsforbund for å finne rett nivå på N, C og B-løypa: Riktige løyper for barn, unge og nybegynnere - NOF. Det er også ein grei regel at på treningsløp kan ein legge litt lette løyper heller enn for vanskelege.
Kart
Kart i digitalt format for bruk i OCAD/Purple Pen finst på o-gruppas Google Drive. Kontakt kartansvarleg i styret for å få tilgang eller tilsendt siste kartversjon.
Karta skal i tillegg til løypa ha postbeskrivelse og info om målestokk. Dei printast med fargelaser. Har du tilgang på ein god printar kan du printe sjølv, alternativt ta kontakt med kartansvarleg i O-gruppas styre. Gjer alltid ein prøve-print i forkant og sjekk at fargene blir gode nok (samanlikn gjerne med kart frå andre løp). På ein del printarar kan grønt, gult og blått bli blass og vanskeleg å lese.
I utgangspunktet skal det vere minst 10 kart av kvar løype, men arrangør kan redusere noko for løp der ein reknar med lågare deltaking. Plastlommer skal ligge fast i arrangørkassa. Vi låner ut på treningsløp, husk å få tilbake.
Vekas løype/Livelox
Arrangør må laste opp løypene til O-gruppas Google Drive seinast dagen før treningsløpet så desse kan leggast ut som Vekas løype og i Livelox. Lag ei ny mappe for løpet under Løyper -> Årstal med namn “ÅÅMMDD Stad”. Har du ikkje tilgang skal filene sendast til SILorientering@gmail.com med emne “Løyper treningsløp dato/stad”.
Følgjande filer skal lastast opp:
PDF av alle løypene og ein med alle postane
IOF 3.0 XML-fil. Denne er nødvendig for å legge løypene i Livelox*
Ocad-/Purple Pen-fila (løypeleggingsfila)
Dersom du har gjort endringar på bakgrunnskartet må du laste opp kartfila også, slik at vi kan laste opp korrekt bakgrunn i Livelox
* XML-fil kan eksporterast under menyen “Løypelegging” i Ocad, og under “Fil” i Purple Pen. Greier du ikkje eksportere denne sjøl må du gje beskjed. Hugs å laste opp Ocad/Purple pen-fila slik at nokon andre kan hente ned denne for å eksportere.
Postutsetting
På kvar post skal det settast ut ein postskjerm i full storleik (30x30 cm) og EMIT posteining. Som arrangør har du tilgang på 25 stk posteiningar + start og mål, samt 30 postskjermer.
Alle postane må være satt ut før treninga startar. Til skogsløp går det fint å sette ut postane 1-2 dagar før. I tettbebyggelse bør dei helst settast ut på løpsdagen for å unngå at ungar eller andre flyttar på dei.
Under arrangementet
Start er open mellom kl 17-18. Arrangør skal vere til stades på samlingsplass frå 16:45 til alle er komne i mål, men kan dra etter 19:00 såframt eventuelle attverande løparar i skogen er informert om dette før start. Treninga er da å rekne som avslutta.
Det skal vere godt merka frå næraste hovudveg og fram til parkering med postskjermar. Ein kan nytte gamle/dårlege skjermar til dette. Skjermen må henge slik at det er tydeleg kva retning ein skal køyre (ein skjerm midt i krysset kan vere forvirrande). I kryss med høg fart og/eller dårleg sikt kan ein godt henge ekstra skjerm i forkant. Merk vidare med merkeband som ligg i arrangørkassa om samlingsplass ikkje er synleg frå parkering.
Det er smart å ta med eit campingbord og -stol.
Informasjon
Arrangør skal ha på seg arrangørvest (ligg fast i arrangørkassa) og sette opp info-/reklameflagg (kartsymbol og Luster Sparebank) på arena - VIKTIG!
På arena skal følgjande informasjon vere tilgjengeleg på oppslag eller liggande på bord:
Kart med alle løyper
Påmeldingsliste for kvar løype
Informasjon om spesielle forhold det må opplysast om (kartfeil, elvekryssingar o.l.)
Informasjon om treningsavgift, medlemskap og VIPPS-nummer (i arrangørpermen)
Terminliste (i arrangørpermen)
Arrangør må ha med tidtakarkoffert (MTR), EMIT-brikker til utlån, kart m/løyper, plastlommer til kart, enkel førstehjelp og informasjon (alt skal ligge i arrangørkassa)
Påmelding/registrering
Påmelding og resultat skal registrerast på alle treningsløp, spesifisert med navn, klubb, brikkenummer, ca. starttid og presis sluttid (minimum navn og sluttid). Pass på at alle som ikkje er medlem betaler startavgift, eventuelt skriv ned dei som ønskjer å melde seg inn og send namn og kontaktinfoen deira til medlemsansvarleg i styret. Medlemmar av Hafslo IL treng ikkje betale – vi har eigen avtale med Hafslo. Skriv opp navn og klubb, så fakturerer vi HIL i etterkant.
Orienteringsgruppa sitt VIPPS-nr 518376 skal berre nyttast for betaling av enkeltløp. Årsavgift sendast som faktura.
Bilde
Arrangør dokumenterer treninga med eit par fine bilde av aktiviteten, gjerne bilde der sponsorflagg er synlig. Bilda lastast opp på Drive under Bilde -> Årstal eller sendast til SILorientering@gmail.com. Hugs å avklare med personar som blir avbilda at o-gruppa fritt kan bruke bildet til marknadsføring av klubbaktivitet.
Tidtaking
Alle deltakarar bruker EMIT-brikke, enten personleg eller lånar av klubben. Lån av brikke inngår i treningsavgift. Gje opplæring i bruk av brikken til nye løparar. Avlesing av tid etter målgang gjerast med Emit MTR “tidtakarkoffert”, enten med manuell avlesing på papir eller kopla til PC.
Instruksjon
Arrangør skal vere merksam og rettleie deltakarane i val av løyper og gje enkel o-teknisk opplæring til dei som ønskjer. Hugs at er du usikker er det betre å anbefale ei litt lett løype enn ei som kan bli for vanskeleg. I normalt vanskeleg terreng er dei ulike løypene meint for følgjande løparar:
Nybegynnar - små barn og ferske løparar opp til 14 år.
Lett øvd - erfarne barn og ferske ungdom/vaksne over 14 år.
Vidarekomen - ungdommar og vaksne (13+ år) med noko erfaring, men som ikkje fullt handterer kurve- og kompassorientering
Ekspert - eldre ungdom og vaksne (15+ år) med ein god del erfaring som kan lese kurver og vegetasjon og orientere nøyaktig på kompass
Etterarbeid
Innsamling av utstyr
Utstyr på arena og merking skal tas inn umiddelbart etter arrangementet, inkl. start- og måleining. La det henge igjen skjerm på start og mål. Postar (EMIT og skjermar) tas inn etter siste dag på Vekas løype. Arrangørkassa overleverast neste arrangør, postutstyr til arrangør om to veker. Avvik frå denne regelen MÅ avtalast spesielt med den/dei andre arrangørane.
Resultat
Lista over deltakarar og tider sendast til SILorientering@gmail.com med emne “Resultat treningsløp dato/stad”. Send gjerne bilde av heile lista. Resultata blir lagt ut på www.sogndalidrettslag.no av treningsløp-ansvarleg. Hugs også å laste opp eller sende bilde frå løpet som kan illustrere artikkelen på nett.
Info om treningsavgift:
Vi tar inn treningsavgift som inkluderer o-løp på onsdagar, vekas løype og andre treningar.
Informasjon om treningsavgift finst her: Medlemsskap og treningsavgift
Nye deltagere som er interessert i å bli medlem visast til heimesida for meir informasjon. Deltakarar som har planar om å melde seg inn kan få delta gratis mot at namn og kontaktinfo blir notert og sendt til medlemsansvarleg.
Kontonr.: 3785 13 09498 (merk innbetaling med o-gruppa og kva det gjeld - IKKJE BRUK for årleg treningsavgift)
For at forsikringar skal gjelde kreves også medlemskap i Sogndal Idrettslag. Dette skal betales til hovedlaget. Mer informasjon om dette finnes på nettsiden www.sogndalidrettslag.no
