Informasjon til ansvarlige for orienteringsløp i SIL

Den eller dei ansvarlege (1-2 per orienteringsløp) vert vidare omtala som arrangør. Orienteringscupen har start mellom kl. 17 og 18. Terminliste går fram av oversikt på nettsida. Arrangør må kontakte førre arrangør for å få arrangørkassa og arrangør frå to veker tilbake for å få overlevert postutstyr. Det er to sett postar á 25 postar som alternerer mellom annakvart løp, slik at det eine kan stå ute som Vekas løype.

Sjekk at arrangørkassa har naudsynt utstyr: Tidtakarkoffert (Emit MTR/eScan), leigebrikkar, plastlommer, ark og skrivesaker, merkeband, arrangørvest, info/reklamebanner og førstehjelpsutstyr. Sjekk at det er papir nok i skrivaren til MTR-en og at den er lada opp (det er printaren som må ladast, avlesar-delen treng ikkje det).

Planlegging

Informasjon om løpet

I forkant av løpet skal arrangør sjekke at påmelding er opna i Eventor og sørge for at det blir oppretta eit arrangement med informasjon på o-gruppa si facebookside. Arrangørar som har tilgang kan ordne dette sjølv, alternativt kontakte den ansvarlege for o-cupen i styret. Informasjon kan kopierast frå førre løp, med løpsaktuelle tilpassingar.

Viktig informasjon å få med:

• Link til påmelding (Eventor)

• Oppmøte/samlingsplass

• Tidspunkt

• Parkering

• Løypetilbod (dersom det er avvik frå normal)

• Kartendringar o.l.

Løyper

Arrangøren lagar løypene dersom ikkje anna er bestemt. Løypene skal teiknast elektronisk med OCAD eller PurplePen (purple-pen.org). Sistnemnde er gratis. Løypeleggarar som ikkje kan desse programma må kontakte den ansvarlege for o-cupen i styret for å få bistand.
NB: Ingen av programma fungerer for Mac, berre på PC.

Normalt har løpa 5 løyper, men i nokre terreng kan det vere ok å droppe ei eller to løyper. Løypelengdene bør ligge innafor +/- 300 m ift. tabellen under, med litt justering for løpbarheit. I fint terreng kan Ekspert lang vere noko lenger (ca. 6 km)

• Ekspert lang - 5 km, A-nivå

• Ekspert kort - 3,5 km, A-nivå

• Vidarekomen - 3,0 km, lett B-nivå

• Lett øvd - 2,0 km C-nivå

• Nybegynnar - 1,5km N-nivå

Pass på at dei enkle løypene blir enkle nok og bruk merking i skogen ved behov. Merka trasé markerast på kartet med stipla raud linje.

Nybegynnar og Lett øvd kan ha ein del felles postar, men sistnemnde skal og ha nokre postar som er vanskelegare og kan ligge litt utanfor leielinja. Vidarekomen skal ha postar ute i skogen og ikkje langs leielinje, men på enklare detaljar og med tydelegare oppfangande detaljar i nærleiken samanlikna med Ekspert. Det bør og finnast enklare omgåande vegval i denne løypa. Det er alltid den enklaste løypa som skal innom ein post som er avgjerande for kor lett posten skal vere å finne. Det er ein grei regel på lokale løp at ein bør legge litt lette løyper heller enn for vanskelege.

Nytt gjerne brosjyren til Norges Orienteringsforbund som rettleiing for å legge N, C og B-løypa: Riktige løyper for barn, unge og nybegynnere - NOF

Kart

Kart i digitalt format for bruk i OCAD/Purple Pen finst på o-gruppas Google Drive. Kontakt kartansvarleg i styret for å få tilgang eller tilsendt siste kartversjon. Karta skal i tillegg til løypa ha postbeskrivelse og info om målestokk.

Printing gjerast med fargelaser. Har du tilgang på ein god printar kan du printe sjølv, alternativt ta kontakt med kartansvarleg i styret som kan bistå. O-gruppa har tilgang på vassfast papir, og ein kan vurdere å bruke dette i staden for plastlommer dersom det er vått i marka eller meldt nedbør. Høyr med kartansvarleg. Brukar du eigen printer, gjer alltid ein prøve-print god tid i forkant og sjekk at fargene blir gode nok (samanlikn gjerne med kart frå andre løp). På ein del printarar kan grønt, gult og blått bli blass og vanskeleg å lese.

I utgangspunktet skal det vere minst 10 kart av kvar løype, men arrangør kan redusere noko for løp der ein reknar med lågare deltaking. Plastlommer skal ligge fast i arrangørkassa. Vi låner ut på løpa, men hugs å få tilbake.

Vekas løype/Livelox

Når løypene er klare må arrangør laste dei opp til O-gruppas Google Drive seinast dagen før løpet, slik at tidtakar får tilgang på kodene og løypene kan leggast ut som Vekas løype og i Livelox. Lag ei ny mappe for løpet under Løyper -> Årstal med namn “ÅÅMMDD Stad”. Har du ikkje redigeringstilgang til Drive skal filene sendast til vekasloypesogndal@gmail.com med emne “Løyper dato/stad”. (Du får da normalt eit automatisk svar med førre vekes løyper, men det spelar inga rolle.)

Følgjande filer skal lastast opp/sendast:

• PDF av alle løypene og ein med alle postane

• IOF 3.0 XML-fil.* Denne er nødvendig for tidtakar og for å legge løypene i Livelox

• Ocad-/Purple Pen-fila (løypeleggingsfila)

• Dersom du har gjort endringar på bakgrunnskartet i Ocad må du laste opp kartfila også, slik at vi kan laste opp korrekt bakgrunn i Livelox

* XML-fil kan eksporterast under menyen “Løypelegging” i Ocad, og under “Fil” i Purple Pen. Greier du ikkje eksportere denne sjøl må du gje beskjed. Hugs å laste opp Ocad/Purple pen-fila slik at nokon andre kan ordne eksporten.

Postutsetting

På kvar post skal det settast ut ein postskjerm i full storleik (30x30 cm) og EMIT posteining. Som arrangør har du tilgang på 25 stk posteiningar + start og mål, samt 30 postskjermer.

Alle postane må være satt ut før løpet startar. Til skogsløp går det fint å sette ut postane 1-2 dagar før. I tettbebyggelse bør dei helst settast ut på løpsdagen for å unngå at ungar eller andre flyttar på dei.

Touch free

F.o.m. 2026 vil vi bruke touch free-stempling på nokre av løpa, og desse posteiningane må slås på når dei settast ut i skogen ved å halde inne på/av-knappen på baksida i eit par sekund. Straks det byrjar blinke i ein av diodene “Trainer” eller “Competition” ved sidan av knappen er posten aktivert og kan settast/hengast ut. Merk at også start- og mål-einingane må aktiverast før bruk.

Normalt skal posten stå i Trainer-modus, da brukar han mindre straum, men det går også greitt om han står i Competition. Modus kan enkelt bytast med skyvebrytaren under plastdekselet på baksida. Det kan vere lurt å aktivere alle postane samtidig før du går ut, slik at du ikkje gløymer det på ein post. Da kan du og sjekke at dei står i rett modus og har nok batteri. Dioden held fram å blinke kvart 2. sekund, så du kan sjekke at posten er påslått når du står i skogen. Kjem du uforvarande borti knappen gjer det heller ingen “skade”. Du må halde knappen inne i 4 sekund for å risikere at posten slår seg av. Merk at når postane er påslått bør du ikkje ha løparbrikker (emiTag) i nærleiken, t.d. på armen eller i sekken, da denne vil registrere konstant og tappe batteriet på både brikke og posteiningar.

Når du hentar inn postane igjen må du hugse å slå dei av ved å halde inne knappen i 4 sekund. Da sparer vi batteri slik at dei varer heile sesongen. Dersom det blinkar raudt i Battery-dioden byrjar batteriet å bli svakt (under 20 %). Posten kan nok framleis brukast til eit løp eller to, men gje beskjed til nokon i styret slik at vi kan få byta batteriet før neste løp (brukar vanlege AA-batterier).

For meir detaljar om bruk av touch free-postane, sjå dette dokumentet: TFP3 spesifikasjoner 2024

Instruksjonar og video som viser stempling med touch free: Instructions for competitors in Foot-O | Emit

Under arrangementet

Start er open mellom kl 17-18. Arrangør skal vere til stades på samlingsplass frå 16:45 og til alle er komne i mål, men kan dra etter 19:00 såframt eventuelle attverande løparar i skogen er informert om dette før start. Løpet er da å rekne som avslutta. Her må ein sjølvsagt gjere ei vurdering av om løparen kan ha skada seg e.l. før ein drar. Det er forskjell på ein løpar som “går tur” og gjev beskjed på start at hen vil ta det roleg og bruke god tid, og ein løpar som er blitt ute mykje lenger enn forventa.

Det skal vere godt merka frå næraste hovudveg og fram til parkering, med postskjermar i alle kryss. Ein kan nytte gamle/dårlege skjermar til dette. Skjermen må henge slik at det er tydeleg kva retning ein skal køyre (ein skjerm midt i krysset kan vere forvirrande). I kryss med høg fart og/eller dårleg sikt kan ein godt henge ekstra skjerm litt i forkant, eller to skjermar i krysset. BRUK REFLEKSVEST om du skal ut på høgtrafikkert veg. Merk vidare frå parkering med merkeband som ligg i arrangørkassa om samlingsplass ikkje er synleg frå parkeringa.

Det er smart å ta med eit campingbord og -stol.

Informasjon

Arrangør skal ha på seg arrangørvest (ligg fast i arrangørkassa) og sette opp info-/reklameflagg (kartsymbol og Luster Sparebank) på arena - DETTE ER VIKTIG! 

På arena skal følgjande informasjon vere tilgjengeleg på oppslag eller liggande på bord:  

1. Kart med alle løyper 

2. Påmeldingsliste (med mindre ein brukar PC)

3. Informasjon om spesielle forhold (kartfeil, elvekryssingar o.l.) 

4. Terminliste og informasjon om orienteringscupen og barnetreningane (i arrangørpermen)

5. Informasjon om treningsavgift, medlemskap og VIPPS-nummer (i arrangørpermen) 

Arrangør må ha med tidtakarkoffert (MTR/eScan), brikker til utlån, kart m/løyper, plastlommer til kart, enkel førstehjelp og informasjon (alt skal ligge i arrangørkassa).

Påmelding/registrering

Det er førehandspåmelding i Eventor fram til kvelden før løpet. Dei førehandspåmeldte blir lasta inn i tidtakarprogrammet av tidtakaransvarleg før løpet. Dersom arrangøren heller brukar papirlister kan han skrive ut lista frå Eventor slik at dei påmeldte løparane der berre kan kryssast ut når dei kjem.

Alle deltakarar skal registrerast, uansett om dei spring på tid eller ikkje. Følgjande skal registrerast:

• Løype

• Namn

• Klubb

• Betalt treningsavgift eller startavgift for enkeltløp

• Brikkenummer

• Ca. starttid og presis sluttid. Sett “fullført” for dei utan tidtaking, og “brutt” om nokon ikkje fullfører.

Pass på at alle som ikkje er medlem betaler startavgift. Om nokon ønskjer å melde seg inn kan dei sleppe å betale på løpet, men skriv det ned og send namn og kontaktinfoen deira til medlemsansvarleg i styret. Medlemmar av Hafslo IL treng ikkje betale – vi har eigen avtale med Hafslo. Skriv opp navn og klubb, så fakturerer vi HIL i etterkant.

Orienteringsgruppa sitt VIPPS-nr 518376 skal berre nyttast for betaling av enkeltløp.Ved behov kan ein og bruke kontonr.: 3785 13 09498 (merk innbetaling med “o-gruppa startavgift + namn”).
Års-treningsavgift sendast som årleg faktura.

Bilde 

Arrangør dokumenterer løpet med eit par fine bilde av aktiviteten, gjerne bilde der sponsorflagg er synlig. Bilda lastast opp på Drive under Bilde -> Årstal eller sendast til SILorientering@gmail.com. Hugs å avklare med personar som blir avbilda at o-gruppa fritt kan bruke bildet til marknadsføring av klubbaktivitet. 

Tidtaking

Dei som ønskjer tidtaking spring med Emit-brikke, enten personleg eller lånar av klubben. Lån av brikke inngår i treningsavgifta. Gje opplæring i bruk av brikken til nye løparar. Avlesing av tid etter målgang gjerast med “tidtakarkofferten” (MTR for vanlege brikker, eScan2 for touch free), enten direkte til tilkopla PC eller så må sluttida noterast i påmeldingslista.

Vi brukar O-Total til tidtaking, som er eit brukervenleg program dei fleste kan få til, og som er nettbasert slik at det funkar på alle PCar utan installasjon av noko program. Ansvarleg for o-cupen i styret sørgar for at dei arrangørane som ønskjer får ein kjapp instruksjon og kan bruke PC for direkte innlesing av tider under løpet. Dette forenklar jobben med publisering av resultat ein god del.

Instruksjon

Arrangør skal vere merksam og rettleie deltakarane i val av løyper og gje enkel o-teknisk opplæring til dei som ønskjer. Hugs at er du usikker er det betre å anbefale ei litt lett løype enn ei som kan bli for vanskeleg. I normalt vanskeleg terreng er dei ulike løypene meint for følgjande løparar:

• Nybegynnar - små barn og ferske løparar opp til 14 år.

• Lett øvd - erfarne barn og ferske ungdom/vaksne over 14 år.

• Vidarekomen - ungdommar og vaksne (13+ år) med noko erfaring, men som ikkje fullt handterer kurve- og kompassorientering

• Ekspert - eldre ungdom og vaksne (15+ år) med ein god del erfaring som kan lese kurver og vegetasjon og orientere nøyaktig på kompass

Etterarbeid

Innsamling av utstyr

Utstyr på arena og merking skal tas inn umiddelbart etter arrangementet, inkl. start- og måleining. La det henge igjen skjerm på start og mål mtp. Vekas løype. Postar (EMIT og skjermar) tas inn etter siste dag på Vekas løype. Arrangørkassa overleverast neste arrangør, postutstyr til arrangør om to veker. Avvik frå denne regelen MÅ avtalast spesielt med den/dei andre arrangørane og ansvarleg i styret.

Resultat

Resultatlister blir publisert på Eventor etter løpet av tidtakaransvarleg. Der finn ein og Livelox for å legge inn GPS-spor. Løypene blir lagt ut på Vekas løype og UsynligO.

Dersom det blir brukt PC under løpet til å ta påmeldingar og lese inn tider direkte er det ein smal sak å publisere resultata umiddelbart. Blir det bruk papirlister må lista over deltakarar og tider sendast snarast til SILorientering@gmail.com med emne “Resultat dato/stad”. Send gjerne bilde av heile lista. Hugs også å laste opp eller sende bilde frå løpet, helst same kveld.

Info om treningsavgift

Vi tar inn treningsavgift som inkluderer o-cup-løp på torsdagar, vekas løype, barnetreningar og startkontingent i andre løp. 

Informasjon om treningsavgift finst her: Medlemsskap og treningsavgift

Nye deltakarar som er interessert i å bli medlem visast til heimesida for meir informasjon. Deltakarar som har planar om å melde seg inn kan få delta gratis mot at namn og kontaktinfo blir notert og sendt til medlemsansvarleg.

For at forsikringar skal gjelde krevst også medlemskap i Sogndal Idrettslag. Dette skal betalast til hovudlaget. Meir informasjon om dette finst på Bli medlem :-) — Sogndal Idrettslag

Avgift for enkeltløp betalast på VIPPS: 518376. Ved behov kan ein bruke kontonr.: 3785 13 09498 (merk innbetaling med “o-gruppa startavgift + namn”) - IKKJE BRUK for årleg treningsavgift!

Kontaktinfo o-styret